Логистика и транспорт: приём заявок и регистрация заказов — из письма, Excel или PDF без ручного ввода
Логистическая компания на 50–100 сотрудников работает в Битрикс24 и внутренней TMS. Заявки на перевозку приходят по почте — коротким письмом, Excel-файлом или вложенным PDF. Теперь заявка принимается автоматически: параметры перевозки извлекаются, адреса, вес, объём груза и обязательные параметры проверяются, заказ регистрируется, менеджер назначается, а статус заказа стоит на контроле.
Опубликовано:
-
22 рабочих дня
срок реализации
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
-
328 000 ₽
стоимость проекта
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
КОРОТКО
- Отрасль
- Логистика и транспорт
- Размер
- 50–100 сотрудников
- Процесс
- Приём заявок и регистрация заказов
- Системы
- Email, Excel / PDF, Битрикс24, Внутренняя TMS
Стоимость показывается только с согласия заказчика.
Контекст
Логистическая компания, 50–100 сотрудников. Системы компании — Битрикс24 и внутренняя TMS. Заявки на перевозку приходят по электронной почте в разных форматах: коротким письмом, Excel-файлом или вложенным PDF.
До проекта каждую заявку разбирал диспетчер: читал письмо или файл, выписывал параметры перевозки и регистрировал заказ. Автоматизировали весь путь заявки — от приёма до контроля статуса заказа: приём заявки, извлечение параметров перевозки, регистрацию заказа, назначение менеджера и контроль статуса.
Компания не называется по условиям договора: отрасль, масштаб, срок и стоимость — настоящие
Было
Те же шаги выполнялись вручную: заявки — от коротких писем до Excel-файлов и вложенных PDF — читал диспетчер, он же выписывал параметры перевозки, сверял адреса, вес и объём груза и регистрировал заказ; менеджера назначали и статус заказа отслеживали руками.
БЫЛО
- ЗАЯВКА Приходит по почте — коротким письмом, Excel-файлом или вложенным PDF вручную · разбирает диспетчер
- ДИСПЕТЧЕР Читает заявку и выписывает параметры перевозки сам вручную · сверяет параметры
- ПРОВЕРКА Адреса, вес и объём груза сверяют вручную вручную · регистрирует заказ
- ЗАКАЗ Регистрируют руками вручную · назначает менеджера
- МЕНЕДЖЕР Назначают вручную вручную · отслеживает статус
- СТАТУС Отслеживают вручную
- Заявки приходят по почте в разных форматах — от коротких писем до Excel-файлов и вложенных PDF — и каждую разбирает диспетчер
- Адреса, вес, объём груза и обязательные параметры перевозки сверяют вручную, заказ регистрируют руками
- Менеджера назначают и статус заказа отслеживают вручную
СТАЛО
- ВХОД Заявка принята по email — письмом, Excel-файлом или вложенным PDF
- ИИ Параметры перевозки извлечены из письма, Excel или PDF
- ПРОВЕРКА Адреса, вес, объём груза и обязательные параметры перевозки проверены
- ЗАКАЗ Заказ зарегистрирован
- ПРАВИЛА Менеджер назначен Назначенный менеджер ведёт заказ
- КОНТРОЛЬ Статус заказа на контроле
- В РАБОТЕ Заказ зарегистрирован, менеджер назначен, статус на контроле
- Заявка принята автоматически — письмом, Excel-файлом или вложенным PDF, параметры перевозки извлечены
- Адреса, вес, объём груза и обязательные параметры перевозки проверены, заказ зарегистрирован
- Менеджер назначен, статус заказа на контроле
Решение
Собрали один поток: заявка на перевозку принимается автоматически в любом из форматов — письмом, Excel-файлом или вложенным PDF, параметры перевозки извлекаются, адреса, вес, объём груза и обязательные параметры проверяются, заказ регистрируется, менеджер назначается. Статус заказа стоит на контроле, а назначенный менеджер ведёт заказ дальше.
- срок реализации
- 22 рабочих дня
- стоимость проекта
- 328 000 ₽
Что автоматизировано, а где остался человек
Что автоматизировано
Приём заявки: короткие письма, Excel-файлы и вложенные PDF принимаются одним потоком. Извлечение параметров перевозки. Проверка адресов, веса, объёма груза и обязательных параметров перевозки. Регистрация заказа. Назначение менеджера. Контроль статуса заказа.
Где остался человек
Назначенный менеджер ведёт заказ дальше.
Стало
Заявка на перевозку — коротким письмом, Excel-файлом или вложенным PDF — попадает в работу без ручного ввода: параметры перевозки извлечены, адреса, вес, объём груза и обязательные параметры проверены, заказ зарегистрирован, менеджер назначен, статус заказа на контроле. Замер результата у клиента ещё не проводился, поэтому цифр эффекта в кейсе нет; что будет измеряться: время регистрации заявки, количество ошибок при вводе данных и часы диспетчеров.
-
22 рабочих дня
срок реализации
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
-
328 000 ₽
стоимость проекта
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
Что было сложно
Основные трудности были в разнообразии форматов заявок и в проверке параметров перевозки.
Разные форматы заявок
Формат заявок сильно различался: от коротких писем до Excel-файлов и вложенных PDF.
Проверка параметров перевозки
Потребовалась дополнительная проверка адресов, веса, объёма груза и обязательных параметров перевозки.
Что дальше
Что можно добавить следующим шагом: интеграцию с расчётом тарифа, автоматическое информирование клиента и отслеживание доставки.
Похожие кейсы
-
Заказы из почты и Excel попадают в CRM, счёт формируется без ручного ввода
- 24 рабочих дня
- срок реализации
- 314 000 ₽
- стоимость проекта
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
Кейс клиента · анонимно
Разобрать сценарий -
Входящие заявки с сайта и почты попадают в CRM без ручного разбора
- 9 рабочих дней
- срок реализации
- 128 000 ₽
- стоимость проекта
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
Кейс клиента · анонимно
Разобрать сценарий
Читайте также
Разобрать ваш процесс так же
Два дня диагностики: покажем разрывы в вашем потоке, посчитаем эффект и назовём срок. Бесплатно и без обязательств.