Кейс клиента · анонимно
Оптовая торговля
Обработка заказов из почты
Email · Excel · 1С · CRM

Оптовая торговля: обработка заказов из почты — из письма и Excel в CRM без ручного ввода

Оптовая торговая компания на 100–500 сотрудников поставила задачу сократить ручную обработку заказов. Заказы приходят по email и в Excel-файлах, системы компании — 1С и CRM. Теперь заказ из письма принимается автоматически: Excel-файл обрабатывается, товарные позиции и количество распознаются, заказ создаётся в CRM, счёт формируется, клиент получает автоматическое подтверждение, а о нестандартном заказе уведомляется менеджер.

Опубликовано: 18 сентября 2026 г.

24 рабочих дня

срок реализации

По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
314 000 ₽

стоимость проекта

По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента

КОРОТКО

Отрасль: Оптовая торговля
Размер: 100–500 сотрудников
Процесс: Обработка заказов из почты
Системы: Email, Excel, 1С, CRM

Стоимость показывается только с согласия заказчика.

Контекст

Оптовая торговая компания, 100–500 сотрудников. Задача проекта — сократить ручную обработку заказов. Заказы приходят по email и в Excel-файлах, системы компании — 1С и CRM.

До проекта каждый заказ обрабатывали вручную: читали письмо, открывали Excel-файл, переносили товарные позиции и количество, заводили заказ в CRM, формировали счёт и подтверждали заказ клиенту. Автоматизировали весь путь — от получения заказа из email до подтверждения клиенту; заказ, который нельзя обработать автоматически, уходит менеджеру.

Компания не называется по условиям договора: отрасль, масштаб, срок и стоимость — настоящие

Было

Те же шаги выполнялись вручную. Заказы из почты разбирали, Excel-файлы открывали и читали, товарные позиции и количество переносили руками, нестандартный заказ замечали по ходу разбора, заказ в CRM заводили вручную, счёт формировали и подтверждение клиенту писали руками.

БЫЛО

ПОЧТА Заказ приходит письмом на почту, его разбирают вручную вручную · разбирают письмо
EXCEL Excel-файл клиента открывают и читают вручную вручную · переносят позиции
ПОЗИЦИИ Товарные позиции и количество переносят руками вручную · проверяют заказ
ПРОВЕРКА Нестандартный заказ замечают по ходу разбора вручную · заводят заказ
CRM Заказ заводят в CRM вручную вручную · формируют счёт
СЧЁТ Счёт формируют руками вручную · пишут подтверждение
КЛИЕНТ Подтверждение клиенту пишут вручную

Каждый заказ из почты и Excel-файла разбирают вручную: позиции и количество переносят руками
Заказ в CRM заводят и счёт формируют вручную по каждому письму
Нестандартный заказ замечают по ходу разбора, подтверждение клиенту пишут руками

СТАЛО

ВХОД Заказ получен из email, Excel-файл обработан
ИИ Товарные позиции и количество извлечены, позиции сопоставлены с номенклатурой
РЕШЕНИЕ Заказ невозможно обработать автоматически? Менеджер уведомлён Менеджер разбирает нестандартный заказ
CRM Заказ создан в CRM
СЧЁТ Счёт сформирован
КЛИЕНТ Клиенту отправлено автоматическое подтверждение
ЗАКАЗ Заказ в CRM, счёт сформирован, клиент получил подтверждение

Заказы из email приняты, Excel-файлы обработаны, товарные позиции и количество извлечены
Заказ создан в CRM, счёт сформирован, клиент получил автоматическое подтверждение
О заказе, который нельзя обработать автоматически, менеджер получает уведомление

Решение

Собрали один поток: заказ из email принимается автоматически, Excel-файл обрабатывается, товарные позиции и количество извлекаются и сопоставляются с номенклатурой, заказ создаётся в CRM, счёт формируется, клиенту уходит автоматическое подтверждение. Заказ, который невозможно обработать автоматически, поток не решает сам — о нём уведомляется менеджер.

ВХОДИИРЕШЕНИЕДЕЙСТВИЕДЕЙСТВИЕДЕЙСТВИЕРЕЗУЛЬТАТ

ВХОД

ИИ

РЕШЕНИЕ

CRM

СЧЁТ

КЛИЕНТ

ЗАКАЗ

МЕНЕДЖЕР

Заказ получен из email, Excel-файл обработанТоварные позиции и количество извлечены, позиции сопоставлены с номенклатуройЗаказ невозможно обработать автоматически? Менеджер уведомлёнЗаказ создан в CRMСчёт сформированКлиенту отправлено автоматическое подтверждениеЗаказ в CRM, счёт сформирован, клиент получил подтверждение

срок реализации: 24 рабочих дня
стоимость проекта: 314 000 ₽

Схема: заказ получен из email, Excel-файл обработан → ИИ извлекает товарные позиции и количество, позиции сопоставлены с номенклатурой → заказ невозможно обработать автоматически? Менеджер уведомлён и разбирает такой заказ → заказ создан в CRM → счёт сформирован → клиенту отправлено автоматическое подтверждение → заказ в CRM, счёт сформирован, клиент получил подтверждение.

Что автоматизировано, а где остался человек

Что автоматизировано

Получение заказов из email. Обработка Excel-файлов. Распознавание товарных позиций и количества — с сопоставлением номенклатуры, потому что клиенты присылают разные формы Excel и по-разному называют одинаковые товары. Создание заказа в CRM. Формирование счёта. Уведомление менеджера о нестандартных заказах — для заказов, которые невозможно обработать автоматически, работает отдельный сценарий. Автоматическое подтверждение клиенту.

Где остался человек

Нестандартные заказы разбирает менеджер: поток уведомляет его о заказе, который невозможно обработать автоматически, а не решает сам.

Стало

Заказ из письма проходит поток без ручного ввода: Excel-файл обработан, товарные позиции и количество распознаны, заказ создан в CRM, счёт сформирован, клиент получил подтверждение. О нестандартном заказе менеджер узнаёт из уведомления. Замер результата у клиента ещё не проводился, поэтому цифр эффекта в кейсе нет; что будет измеряться: время ввода заказа, количество ошибок при переносе данных и часы работы операторов в месяц.

24 рабочих дня

срок реализации

По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
314 000 ₽

стоимость проекта

По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента

Что было сложно

Основная сложность была в самих заказах: от разных клиентов они приходили в разном виде.

Разные формы Excel и разные названия одних товаров

Клиенты использовали разные формы Excel и по-разному называли одинаковые товары. Потребовалась система сопоставления номенклатуры.

Заказы, которые нельзя обработать автоматически

Для заказов, которые невозможно обработать автоматически, потребовался отдельный сценарий: такой заказ не проходит поток сам, о нём уведомляется менеджер.

Что дальше

Что можно добавить следующим шагом: проверку складских остатков, автоматическое согласование скидок и уведомление клиента о предполагаемой дате отгрузки.

Разобрать ваш процесс так же

Два дня диагностики: покажем разрывы в вашем потоке, посчитаем эффект и назовём срок. Бесплатно и без обязательств.

Разобрать ваш процесс так же Все кейсы