Производство: внутренние заявки: закупка, ремонт, обслуживание — вручную → одна система с контролем сроков
Производственная компания на 100–500 сотрудников поставила задачу создать единую систему внутренних заявок. Заявки на закупку, на ремонт и на обслуживание оборудования теперь идут в одной системе: ответственные назначаются по правилам, сроки стоят на контроле, о просрочках приходят уведомления, статусы меняются автоматически, руководство получает отчёты. Системы проекта — 1С и корпоративная система задач.
Опубликовано:
-
31 рабочий день
срок реализации
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
-
468 000 ₽
стоимость проекта
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
КОРОТКО
- Отрасль
- Производство
- Размер
- 100–500 сотрудников
- Процесс
- Внутренние заявки: закупка, ремонт, обслуживание
- Системы
- 1С, Система задач
Стоимость показывается только с согласия заказчика.
Контекст
Производственная компания, 100–500 сотрудников. Задача проекта — создать единую систему внутренних заявок: на закупку, на ремонт и на обслуживание оборудования. Системы проекта — 1С и корпоративная система задач.
Единой системы заявок до проекта не было: ответственного назначали сами, сроки отслеживали сами, о просрочках предупреждали вручную, статус заявки меняли руками, а отчёты для руководства собирали вручную. Для разных типов заявок действовали разные маршруты согласования — они зависели от подразделения, суммы закупки, категории оборудования и прав сотрудников.
Компания не называется по условиям договора: отрасль, масштаб, срок и стоимость — настоящие
Было
Те же шаги выполнялись вручную. Заявки на закупку, на ремонт и на обслуживание оборудования вели без единой системы, маршрут согласования и ответственного определяли вручную по типу заявки, сроки отслеживали сами, о просрочках предупреждали вручную, статусы меняли руками, а отчёты для руководства собирали вручную.
БЫЛО
- ЗАЯВКА Заявку на закупку, ремонт или обслуживание оборудования подают и ведут вручную, без единой системы вручную · заявка вне единой системы
- МАРШРУТ Маршрут согласования и ответственного определяют вручную по типу заявки вручную · определяет маршрут и ответственного
- СРОКИ Сроки отслеживают сами вручную · отслеживает сроки
- ПРОСРОЧКИ О просрочках предупреждают вручную вручную · предупреждает о просрочке
- СТАТУС Статус заявки меняют руками вручную · меняет статус и собирает отчёт
- ОТЧЁТЫ Отчёты для руководства собирают вручную
- Заявки на закупку, ремонт и обслуживание оборудования ведутся вручную, без единой системы
- Маршрут согласования и ответственного определяют вручную, сроки отслеживают и статусы меняют руками
- О просрочках предупреждают вручную, отчёты для руководства собирают руками
СТАЛО
- ЗАЯВКА Заявка на закупку, ремонт или обслуживание оборудования подана в единую систему
- МАРШРУТ Маршрут согласования выбран по правилам: подразделение, сумма закупки, категория оборудования, права сотрудников
- ЗАДАЧА Ответственный назначен, задача поставлена Согласование по маршруту и выполнение заявки — за сотрудниками
- КОНТРОЛЬ Срок заявки на контроле; о просрочке уходит уведомление
- СТАТУС Статус заявки меняется автоматически
- ОТЧЁТ Отчёты для руководства формируются автоматически
- СИСТЕМА Заявка в единой системе: маршрут и ответственный по правилам, срок на контроле, руководство видит отчёты
- Заявки на закупку, ремонт и обслуживание оборудования — в одной системе
- Маршрут и ответственный — по правилам: подразделение, сумма закупки, категория оборудования, права сотрудников
- Сроки на контроле, о просрочке приходит уведомление, статусы меняются автоматически, руководство получает отчёты
Решение
Собрали единую систему внутренних заявок; системы проекта — 1С и корпоративная система задач. Заявка на закупку, на ремонт или на обслуживание оборудования принимается в одном месте, маршрут согласования и ответственный определяются по правилам — с учётом подразделения, суммы закупки, категории оборудования и прав сотрудников. Срок ставится на контроль, о просрочке уходит уведомление, статус меняется автоматически, руководство получает отчёты.
- срок реализации
- 31 рабочий день
- стоимость проекта
- 468 000 ₽
Что автоматизировано, а где остался человек
Что автоматизировано
Заявки на закупку, заявки на ремонт и заявки на обслуживание оборудования принимаются в единой системе. Ответственные назначаются автоматически, а маршрут согласования учитывает подразделение, сумму закупки, категорию оборудования и права сотрудников. Сроки стоят на контроле, о просрочках уходят уведомления, статусы заявок меняются автоматически. Руководство получает отчёты.
Где остался человек
Согласование по маршруту и выполнение заявки — за сотрудниками: система определяет, кто согласует и кто отвечает, а саму закупку, ремонт или обслуживание оборудования делают люди. Отчёты получает руководство.
Стало
Заявка на закупку, ремонт или обслуживание оборудования идёт в единой системе: маршрут и ответственный определены по правилам, срок на контроле, о просрочке приходит уведомление, статус меняется автоматически, руководство получает отчёты. Замер результата у клиента ещё не проводился, поэтому цифр эффекта в кейсе нет; что будет измеряться: среднее время согласования заявки, количество просрочек и административные часы на контроль заявок.
-
31 рабочий день
срок реализации
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
-
468 000 ₽
стоимость проекта
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
Что было сложно
Главная трудность проекта — не один маршрут на все заявки, а несколько, и у каждого свои условия.
Разные маршруты согласования
Для разных типов заявок в компании действовали разные маршруты согласования: у заявок на закупку, на ремонт и на обслуживание оборудования — свои. Единая система должна была учесть каждый из них.
Условия маршрута
Внутри маршрута потребовалось учитывать подразделение, сумму закупки, категорию оборудования и права сотрудников — от них зависит путь заявки.
Что дальше
Что можно добавить следующим шагом: плановое обслуживание оборудования, автоматическую эскалацию критических заявок и аналитическую панель руководителя.
Похожие кейсы
-
Документы клиентов из разных каналов разложены по клиентам и типам без ручной сортировки
- 19 рабочих дней
- срок реализации
- 271 000 ₽
- стоимость проекта
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
Кейс клиента · анонимно
Разобрать сценарий -
Заказы из почты и Excel попадают в CRM, счёт формируется без ручного ввода
- 24 рабочих дня
- срок реализации
- 314 000 ₽
- стоимость проекта
По данным Оператики о проекте; публикуется с согласия клиента
Кейс клиента · анонимно
Разобрать сценарий
Читайте также
Разобрать ваш процесс так же
Два дня диагностики: покажем разрывы в вашем потоке, посчитаем эффект и назовём срок. Бесплатно и без обязательств.