Демонстрационный сценарий
Строительство
Согласование закупок
1С:БП · Битрикс24 · Telegram / MAX

Строительство: согласование закупок — из чата и почты в один поток

Прораб пишет потребность в чат, снабженец переносит позиции в заявку руками, а согласование закупки живёт в переписке. Собрали один поток: позиции разбираются и сверяются с номенклатурой, бюджет объекта и лимит согласования проверяются правилами, а закупку выше лимита подтверждает руководитель проекта.

Опубликовано: 7 сентября 2026 г.

1 день

от заявки прораба до согласованного заказа

На тестовых данных Сценарий собран на демонстрационном наборе заявок на материалы и счетов поставщиков, замеров на реальном потоке пока нет.
0

повторных вводов позиций в учётную систему

На тестовых данных Сценарий собран на демонстрационном наборе заявок на материалы и счетов поставщиков, замеров на реальном потоке пока нет.
2–4 нед.

до запуска процесса

На тестовых данных Срок ступени «Пилот» — от старта диагностики до запуска процесса с контролем; пауза на согласование договора в него не входит. Сам сценарий собран на демонстрационном наборе заявок и счетов, замеров на реальном потоке пока нет.

КОРОТКО

Отрасль: Строительство
Размер: 100–500 сотрудников
Процесс: Согласование закупок
Системы: 1С:БП, Битрикс24, Telegram / MAX

Стоимость показывается только с согласия заказчика.

Контекст

Строительная компания на 100–500 сотрудников: несколько объектов в работе одновременно, свои прорабы и снабжение, часть работ на подрядчиках. Материалы заказывают под этап — потребность возникает на объекте, а деньги на неё считают в бюджете этого объекта. Закупку выше согласованной суммы подтверждает руководитель проекта.

Учёт ведётся в 1С:БП, задачи и согласования — в Битрикс24, оперативная переписка по объектам — в Telegram и MAX. Обмен между системами настроен, но заявка на материалы доезжает до учётной системы руками: снабженец набирает позиции заново из сообщений и писем.

Компания в сценарии собирательная — это не проект конкретного заказчика. Все числа на странице измерены на демонстрационном наборе заявок и счетов и помечены «на тестовых данных».

Было

Потребность в материалах живёт в переписке дольше, чем в системе. Снабженец собирает позиции из сообщений прорабов, запрашивает цены у поставщиков — по одному письму на каждого, — а согласование лимита восстанавливает по чату: кто именно и когда одобрил закупку, видно только в истории сообщений.

БЫЛО

ЧАТ Прораб пишет потребность сообщением вручную · переносит снабженец
СНАБЖЕНЕЦ Переносит позиции в заявку руками вручную · письмо каждому поставщику
ПОЧТА Запрос цен уходит поставщикам по одному вручную · согласование в переписке
СОГЛАСОВАНИЕ Лимит подтверждают письмом и в чате вручную · ввод позиций заново
1С:БП Заявка и заказ заводятся заново

Одни и те же позиции набираются заново на каждом шаге
Кто согласовал закупку и когда — восстанавливают по переписке
Расхождение заявки и счёта находят при оплате, а не при заказе

СТАЛО

ЧАТ Прораб прислал потребность по объекту
ИИ Позиции, объём и срок разобраны и сверены с номенклатурой
ПРАВИЛА Проверка бюджета объекта и лимита согласования
РЕШЕНИЕ Закупка выше лимита? Руководитель проекта подтверждает закупку выше лимита
1С:БП Заявка на закупку создана, запрос ушёл поставщикам
ЗАКУПКА Заказ согласован и виден в карточке объекта

Позиции разбираются один раз и сверяются с номенклатурой
Бюджет объекта и лимит проверяются до отправки поставщикам
Кто согласовал закупку и когда — видно в карточке объекта

Решение

Собрали один поток: сообщение прораба разбирается моделью, позиции сверяются с номенклатурой и остатками, бюджет объекта и лимит согласования проверяются правилами, заявка на закупку создаётся в учётной системе, а запрос уходит поставщикам. Человек подтверждает то, что решается деньгами, — закупку выше лимита.

ВХОДИИЛОГИКАРЕШЕНИЕДЕЙСТВИЕРЕЗУЛЬТАТ

ЧАТ

ИИ

ПРАВИЛА

РЕШЕНИЕ

1С:БП

ЗАКУПКА

ЧЕЛОВЕК

Прораб прислал потребность по объектуПозиции, объём и срок разобраны и сверены с номенклатуройПроверка бюджета объекта и лимита согласованияЗакупка выше лимита?Заявка на закупку создана, запрос ушёл поставщикамЗаказ согласован и виден в карточке объекта

Время шага: День вместо недели переписки
Кто участвует: Руководитель подтверждает закупку выше лимита
Ошибки: Позиции вводятся один раз

Значения — на тестовых данных

Схема: потребность из чата → ИИ разбирает позиции и сверяет с номенклатурой → правила проверяют бюджет объекта и лимит согласования → закупка выше лимита уходит руководителю → заявка на закупку создана в 1С:БП → заказ согласован и виден в карточке объекта.

Что автоматизировано, а где остался человек

Что автоматизировано

Разбор сообщения прораба: объект, позиции, количество, срок. Сверка позиций с номенклатурой и остатками на складе. Проверка бюджета объекта и лимита согласования. Создание заявки на закупку в учётной системе и запроса поставщикам. Обновление статуса в карточке объекта, чтобы прораб видел, где сейчас его заявка.

Где остался человек

Закупка выше согласованного лимита — подтверждает руководитель проекта. Позиция без точного соответствия в номенклатуре — уточняет снабженец. Новый поставщик без карточки и договора — заводит снабженец. Срочная закупка вне графика поставок — решение остаётся за руководителем.

Стало

На тестовом наборе заявок поток проходит от сообщения прораба до согласованного заказа без повторного ввода. Снабженец разбирает исключения — новые позиции, новых поставщиков и срочные закупки, — а не переносит данные между окнами.

1 день

от заявки прораба до согласованного заказа

На тестовых данных Сценарий собран на демонстрационном наборе заявок на материалы и счетов поставщиков, замеров на реальном потоке пока нет.
0

позиций, которые вводят в систему второй раз

На тестовых данных Сценарий собран на демонстрационном наборе заявок на материалы и счетов поставщиков, замеров на реальном потоке пока нет.
Часы

на согласование закупки в пределах лимита вместо дней

На тестовых данных Сценарий собран на демонстрационном наборе заявок на материалы и счетов поставщиков, замеров на реальном потоке пока нет.

Что было сложно

Сценарий собран на демонстрационном наборе заявок и счетов. Три места, где он упирается в устройство компании, а не в технологию, — их и разбирают на диагностике до старта.

Позиции без единой номенклатуры

Прорабы пишут материалы своими словами — «профиль 50», «уголок 63-й», «то же, что на прошлый этаж». В демонстрации словарь соответствий собран на тестовом наборе заявок; при внедрении его собирают на прошлых заявках самой компании, а позиция без точного соответствия уходит снабженцу, а не подставляется наугад.

Лимиты согласования нигде не записаны

Кто какую сумму подтверждает, обычно живёт в голове у руководителя и меняется от объекта к объекту. Пока правило не описано явно, в согласовании нечего автоматизировать — с этого разбора и начинается работа над процессом.

Доверие к автоматическому заказу

Заявка на материалы — это деньги объекта, и отдавать её целиком в автоматический режим никто не готов. Порог подтверждения задаётся отдельно и поднимается только тогда, когда на потоке видно, как часто человек правит результат.

Что дальше

Счета поставщиков и сверка с заявкой

Следующий шаг того же процесса: счёт распознаётся при поступлении и сверяется с согласованной заявкой — расхождение видно до оплаты, а не при закрытии месяца.

Комплект документов по объекту

Соседний сценарий отрасли: акты, КС-2 и счета субподрядчиков привязываются к объекту и договору, некомплект подсвечивается сразу. Он разобран на странице «Автоматизация в строительстве».

Сводка по закупкам объекта

Ежедневная сводка для руководителя проекта: что заказано, что в пути и где закупка ждёт согласования.

Разобрать ваш процесс так же

Два дня диагностики: покажем разрывы в вашем потоке, посчитаем эффект и назовём срок. Бесплатно и без обязательств.

Разобрать ваш процесс так же Все кейсы